PERSEPSI DAN KONSEP DASAR KOMUNIKASI ORGANISASI

Persepsi mengenai komunikasi organisasi perlu diketahui  sebagai dasar untuk memahami apa yang dimaksud dengan komunikasi organisasi.

1. Persepsi Redding dan Sanborn Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Yang termasuk bidang ini adalah :

• komunikasi internal
• hubungan manusia
• hubungan persatuan pengelola
• komunikasi downward (komunikasi dari atasan kepada bawahan)
• komunikasi upward (komunikasi dari bawahan kepada atasan)
• komunikasi horizontal (komunikasi dari orang-orang yang sama tingkatnya dalam organisasi)
• keterampilan berkomunikasi dan berbicara, mendengarkan, menulis dan evaluasi program.

2. Persepsi Katz dan Kahn Komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam organisasi.

3. Persepsi Zelko dan Dance Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

4. Persepsi Thayer Dia memperkenalkan tiga sistem komunikasi dalam organisasi yaitu :
- berkenaan dengan kerja organisasi seperti data mengenai tugas-tugas atau beroperasinya organisasi;
- berkenaan dengan pengaturan organisasi seperti perintah, aturan dan petunjuk;
- berkenaan dengan pemeliharaan dan pengembangan organisasi (hubungan dengan personal dan masyarakat, pembuat iklan
dan latihan)

5. Persepsi Greenbaunm Bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas.

Meskipun bermacam-macam persepsi dari para ahli mengenai komunikasi organisasi, tapi ada beberapa hal yang dapat disimpulkan :

• Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu sistem terbuka yang kompleks yang dipengaruhi oleh lingkungannya sendiri baik internal
• maupun eksternal.
• Komunikasi organisasi meliputi pesan dan arusnya, tujuan, arah dan media.
• Komunikasi organisasi meliputi orang dan sikapnya, perasaannya, hubungannya dan keterampilannya.

Definisi dan konsep kunci komunikasi organisasi

Dari definisi tersebut terdapat tujuh konsep kunci yaitu :

Proses  

Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus tanpa henti maka dikatakan sebagai suatu proses.

Pesan 

 adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, obyek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi kita mempelajari pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi ini dapat dilihat menurut beberapa klasifikasi yang berhubungan dengan :

• bahasa (verbal dan non-verbal)
• penerima (internal dan eksternal)
• metode difusi (bagaimana pesan disebarluaskan) 
• arus tujuan dari pesan (berkenaan dengan tugas-tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi dan kemanusiaan dan inovasi/Redding dalam Goldhaber, 1986). Menurut Thayer arus tujuan dari pesan adalah untuk memberi informasi, mengatur, membujuk dan mengintegrasikan ).

Jaringan 

 Organisasi terdiri dari satu seri orang yang masing-masing menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Pertukaran pesan dari orang-orang tersebut melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi.
Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi oleh faktor yang masing-masing mempengaruhi jaringan komunikasi yaitu :

• hubungan peranan (formal dan informal)
• arah dan arus pesan (komunikasi kepada atasan, komunikasi kepada bawahan dan komunikasi horizontal)
• isi dari pesan

Keadaan saling tergantung 

Keadaan saling tergantung antara satu bagaian dengan bagian lainnya telah menjadi sifat  dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.

Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh  pada bagaian lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi.

Hubungan  

Karena organisasi merupakan sistem kehidupan sosial, maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia.  Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang menfokuskan kepada tingkahlaku komunikasi dari orang yang terlibat dalam satu hubungan perlu dipelajari.

Lingkungan  

Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan :

• Lingkungan internal (karyawan, golongan fungsional dari organisasi, komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk/jasa dsb)
• Lingkungan eksternal ( pelanggan, kompetitor, teknologi, dsb)

Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan di antara anggota, penelitian, pengembangan organisasi dan menghadapi tugas-tugas yang kompleks dengan integritas yang tinggi.

Pendekatan komunikasi organisasi
Untuk melihat komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi dapat digunakan tiga pendekatan, yaitu :
Pendekatan Makro  

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti :

• Memproses informasi dan lingkungan
• Mengadakan identifikasi
• Melakukan intergrasi dengan organisasi lain
• Menentukan tujuan organisasi

Pendekatan Mikro Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok seperti :

• Komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan
• Komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok
• Komunikasi untuk menjaga iklim organisasi
• Komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan
• Komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi

Pendekatan individual berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual :

• Berbicara pada kelompok kerja
• Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat
• Menulis dan mengonsep surat
• Berdebat untuk suatu usulan