BASIC OF PUBLIC RELATIONS (PR)

Public Relations (PR) bukan promosi dan bukan iklan
Saya akan mengatakan pada anda bahwa saya cantik dan menarik…Iklan Ada orang lain mengatakan kepada anda bahwa saya cantik dan menarik…Promosi Anda datang dan mengatakan kepada saya, bahwa anda pernah mendengar kalau saya cantik dan menarik…Public Relations.

APA ITU PUBLIC RELATIONS?
Konsep pengertian tentang Public Relations tidak dapat dikatakan dengan satu definisi saja. Beberapa definisi tentang PR sebagai berikut:

1. Rhenald Kasali, 1994, dalam Manajemen Public Relations mengutip definisi John E. Marston bahwa Public Relations adalah seni untuk membuat suatu perusahaan disukai dan dihormati oleh public karyawan, konsumen, dan para penyalur.
2. Frazier Moore, 1981, mengatakan ketergantungan perusahaan akan public dan bisnis, pemerintah, serta organisasi social lain membuat kebutuhan akan fungsi manajemen khusus, dan ini dikenal sebagai Public Relations.
3. Grunig dan Hunt, 1987, memberikan definisi Public Relations sebagai komunikasi manajemen antara organisasi dan publiknya.


Berpijak dari definisi yang ditawarkan di atas, maka disimpulkan beberapa persamaan pokok pikiran sebagai berikut:

1. Public Relations merupakan suatu kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill.
2. Sasaran Public Relations adalah menciptakan opini public yang menguntungkan semua pihak.
3. Publik Relations merupakan unsur yang sangat penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik dari organisasi atau perusahaan.
4. Public Relations adalah usaha untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu badan organisasi dengan masyarakat melalui proses komunikasi timbale balik (dua arah)
.
Pada intinya humas atau Public Relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul suatu dampak, yakni berupa perubahan yang positif.

Publik Relations (PR) adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku terhadap semua jenis organisasi, baik yang bersifat komersial maupun non komersial, di sector public (pemerintah) maupun privat (pihak swasta).

PROSES PUBLIC RELATIONS

Publik Relations mempunyai peranan penting dalam upaya mengefektifkan organisasi dengan membangun hubungan jangka panjang dengan lembaga-lembaga strategis.
Fungsi utama keberadaan PR adalah sebagai:
A. KOMUNIKATOR
Melakukan komunikasi internal maupun external yang menghasilkan feed back
B. MANAGEMENT
Kemajuan management di Revenuenya ( pendapatan )
C. CORPORATE IMAGE
Menjaga dan membuat positif image perusahaan secara general

Maka PUBLIC RELATIONS (PR) harus menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaannya.
Konsep-konsep proses Public Relations meliputi:
- Fact Finding
Mencari fakta/penelitian terhadap opini yang ada pada persepsi dalam kaitannya dengan suatu kebijakan.
Fakta yang ditemukan diolah, dengan memantau dan membaca pengertian, opini, sikap, dan perilaku stakeholder/public
- Planning/Action Plan
Pada tahap ini Public Relations sudah menemukan penyebab timbulnya permasalahan dan sudah siap dengan langkah pemecahan atau pencegahan dirumuskan dalam bentuk rencana dan program.
- Communicating/Action
Melaksanakan semua perencanaan yang telah disusun. Harus dikaitkan dengan goals dan obyektif yang spesifik. Tahap ini menjawab pertanyaan: ‘How do we do it and say it’.
-Evaluation
Pengukuran ini menjawab pertanyaan ‘How did we do’. Tujuannya untuk mengetahui kesalahan secara lebih dini sehingga dapat segera diperbaiki.

A. FUNGSI PUBLIC RELATIONS (PR)

Public Relations memiliki tugas utama untuk memberikan informasi keluar organisasi supaya system yang dimiliki organisasi dapat diterima lingkungannya.
Fungsi PR adalah:
1. Mengabdi kepada kepentingan umum.
2. Memelihara komunikasi yang baik.
3. Menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik.

Dalam rangka mendukung fungsinya tersebut, maka penjabaran tugas dari departemen Public Relations adalah sebagai berikut:
1. Programming
Meliputi analisa permasalahan dan kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk dapat berkembang menentukan tujuan dan publiknya, merencanakan kegiatan, termasuk perencanaan biaya.
2. Relationship
Secara aktif menjalin hubungan dengan pihak lain.
3. Writing and Editing
Menerbitkan company profile, Flyers, Brosure dan lain-lain.
4. Information
Pemilihan media dan saluran yang tepat untuk menyertakan informasi dan pemilihan pesan yang tepat untuk diinformasikan.
5. Special Event
MICE ( Meeting ,Incentive ,Conference ,Exhibition )
Anniversary perusahaan
6. Production
Membuat brosur , Buletin perusahaan
7. Speaking
Menjadi Juru Bicara atau sumber berita
8. Evaluation
Memperbaiki program yang lalu u ntuk perbaikan program selanjutnya .tahap ini adalah tolak ukur program yang sudah dilaksanakan

PERLENGKAPAN PUBLIC RELATION
Yang dimaksudkan dengan perlengkapan disini ialah seksi-seksi, apabila public relations merupakan sebuah bagian dari suatu organisasi / Departement Hotel
Fungsi PR akan terpenuhi, apabila suatu bagian PR dilengkapi dengan seksi-seksi sebagai berikut:

1. Seksi Redaksi
Penulisan pidato dan penerbitan majalah , poster, bulletin,kalender dsb
Seksi Protokol
Menyelenggarakan ceremonial ( kongres, konferensi,seminar , anniversary )
2. Seksi Pagelaran/Event
Kegiatan yang bersifat pertunjukan seperti Pameran , Festival , Pekan raya dll
3. Seksi Perpustakaan
Mengoleksi buku-buku ,Undang- Undang , Naskah , Risalah ,Intruksi
4. Seksi Dokumentasi
Menyimpan data yang bersifat dokumen Organisasai seperti catatan tertulis, foto foto ,film-film, Pita pita pidato dsb untuk bahan penelaah dalam rangka memperkembangkan kegiatan perusahaan.
5. Seksi Statistik
Bertugas mengukur sampai dimana kemajuan yang telah dicapai oleh perusahan.
6. Seksi Penelitian
Untuk mengetahui data dan fakta sikap public terhadap perusahaan


KARAKTERISTIK PUBLIC RELATION
Syarat-syarat yang sebaiknya dimiliki seorang PR yaitu:

 Kemampuan Berkomunikasi
Dalam berkomunikasi mampu untuk dapat mendengarkan yang sama baiknya dengan kemampuan untuk berbicara , menyampaikan informasi yang mudah dimengerti efektif dan efisien baik saat Guest Contack maupun saat di Telephone. PR dituntut serba tau dan memiliki akses informasi yang seluas luasnya.
 Kemampuan Mengorganisasi
Mampu mengatasi problem.kemampuan menyusun rencana kegiatan termasuk rincian anggarannya.Kegiatan PR di organisasi seperti: clien meeting, photographic session,pameran,sponsorship, penerbitan bulletin / majalah / News letter ,produksi Film dll.
 Kemampuan Bergaul
Ditentukan oleh beberapa hal seperti:
- Tidak perlu jadi penjilat
- Memiliki toleransi yang baik
- Tidak memandang perbedaan ( Ras , Politik ,Agama,Jabatan )
- Memiliki wawasan yang luas
- Pendengar yang baik
- Bersikap simpati dan empati

• Kepribadian yang jujur
• Kebenaran kebenaran informasi yang disampaikan menimbulkan rasa hormat terhadap profesinya.
•  Imajinasi yang kuat
• Daya kreatif cukup baik sehingga mampu membuat jurnal internal ,menulis naskah untuk video atau film .serta mampu mencari dan menemukan cara yang semula tak terbayangkan guna memecahkan berbagai masalah

Pertanyaan-pertanyaan di bawah ini menggambarkan cerita yang diperlukan untuk menjadi seorang praktisi PR. Jika jawaban anda: Ya, semua, mungkin anda tepat untuk profesi ini.

1. Apakah anda menyukai situasi penuh tantangan?
2. Dapatkah anda menerima kritik?
3. Apakah anda seorang yang mampu mengorganisasi?
4. Apakah anda dapat bekerja dengan baik bersama orang lain?
5. Apakah anda merasa mampu mampu berkomunikasi dengan baik?
6. Apakah anda memiliki imajinasi yang cukup baik?
7. Apakah anda peka terhadap perasaan orang lain?
8. Mampukah anda mengambil keputusan dengan segera, kemudian melaksanakannya?
9. Apakah anda memiliki pertimbangan yang baik?
10.Apakah anda memiliki kemampuan dalam kepemimpinan?
11.Apakah anda seorang penjual yang baik?
12Bersediakah anda bekerja dengan waktu yang tidak teratur?
13.Apakah anda senang melaksanakan beberapa pekerjaan dalam waktu bersamaan?
14.Apakah anda mampu bekerja dibawah tekanan ?

IMAGE
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh PR bertujuan untuk menciptakan “good image” di mata para publiknya. Image adalah persepsi seseorang terhadap sesuatu. Dalam kaitannya dengan dunia PR, image yang dimaksud adalah persepsi orang lain terhadap suatu perusahaan/lembaga.

A. JENIS IMAGE
Ada 4 jenis Image:
1. Mirror image
Adalah citra yang dianut oleh team management intern mengenai pandangan luar ( exsternal ) terhadap organisasinya atau dimana dia bekerja )disebut citra bayangan
2. Current Image
Adalah suatu citra atau pandangan yang melekat pada pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi disebut citra yang yang berlaku
3. Wish image
Adalah suatu citra yang diharapkan oleh pihak manajemen. Biasanya citra yang diharapkan lebih baik atau lebih menyenangkan daripada citra yang ada. Citra harapan sesuatu yang berkonotasi lebih baik.
4. Multiple image
Adalah suatu citra majemuk .muncul karena perilaku staff yang berbeda beda sehinggga sadar atau tidak mereka memunculkan citra yang belum tentu sama dengan citra perusahaan secara keseluruan.Solusinya adalah kedisiplinan management dalam hal Grooming, Performance, Training untuk staff sesuai kebutuhan.
5. Corparate Image
Adalah citra perusahaan secara keseluruhan. Jadi bukan citra atas produk dan pelayanan. Citra ini terbentuk oleh banyak hal. Contohnya, riwayat hidup perusahaan. Suatu citra perusahaan yang positif jelas menunjang usaha humas keuangan. Suatu perusahaan yang memiliki citra perusahaan yang positif pasti lebih mudah menjual sahamnya

B. PEMBENTUKAN IMAGE
Beberapa hal yang yang mempengarui proses pembentukan image
1. Identitas perusahaan
Bagaimana karakter dan aktifitas perusahaan.Identitas akan ditangkap public apabila perusahaan secara konsisten menampilkanya atau tidak berubah ubahdalam menghadapi suatu hal,masalah dan aktifitas.
2. Pesan
Image yang terbentuk dimata public sangat tergantung pada formulasi pesan yang pulic terima.bentuk pesan menjadi 2 golongan
a. Pesan tertulis
Flyer,press release,company profile ,Advertising dll
b. Tampilan Visual
Uniform,logo,printing,equipment dll
3. Target Audience
Yang perlu diperhatikan adalah segmen dari setiap klasifikasi public yang berinteraksi dengan perusahaan.kita perlu mengenali dari kalangan tingkat sosial ekonomi manakah konsumen yang datang dan kita harapkan.
3. Media Publisitas
Media yang tepat untuk menyampaikan formulasi pesan.beberapa beberapa media publisitas
a.Product
pesan yang terpenting yaitu nilai kegunaan dan keunggulan dari product yang ditawarkan
b.Public Relation
sarana efectif sebagaimana penerima surat dari orang orang dekatnya.
PR mempresentasikan

PUBLIC RELATIONS (PR) DI ORGANISASI PROFIT DAN NON PROFIT

Public relations adalah salah satu factor pelicin demokrasi. Dewasa ini proses pemerintahan dan industri semakin komplek. PR akan membantu memperjelas proses ini kepada masyarakat dan dapat mempengaruhi mereka dalam membuat keputusan.
{ INDIRA GHANDI }

Tujuan PR pada organisasi non profit adalah:
1. Memberikan informasi tentang tujuan-tujuan organisasi dan pelayanan yang tersedia.
2. Menanamkan kepercayaan, kebaikan, kejujuran dan pengabdian organisasi kepada public.
Tujuan PR organisasi profit adalah:
1. Untuk menciptakan hubungan dengan publiknya baik internal maupun eksternal, memelihara salaing pengertian dan kerjasama dengan public.
2. Untuk mempromosikan pelayanan perusahaan serta produk-produknya di dalam dunia yang penuh persaingan.


Pada prinsipnya pelaksanaan Public Relations dikedua jenis organisasi ini adalah sama, yaitu terbinanya hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya agar tercipta kondisi yang kondusif bagi keberlangsungan kedua jenis organisasi ini. Namun, dalam pelaksanaannya, PR di kedua jenis organisasi tersebut berbeda karena perbedaan orientasi tadi.

PUBLIC RELATIONS (PR) DI ORGANISASI NON PROFIT

Langkah-langkah yang dilakukan PR pada organisasi (khususnya di pemerintah daerah) ini diantaranya:
1. Melakukan hubungan dengan pers.
2. Melakukan hubungan dengan penduduk setempat.
3. Membuka pusat informasi, terutama yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut.
4. Siaran tertulis. Secara berkala mengeluarkan siaran tertulis berisi informasi tentang kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan organisasi.,
5. Citra kewibawaan
6. Pameran. Pada event-event tertentu organisasi non profit perlu mengadakan pameran dengan lebih mendekatkan lembaga pada masyarakat.
7. Umpan balik pemuka masyarakat. Pemuka masyarakat mempunyai pengaruh yang besar dalam membentuk opini public

PR DI ORGANISASI PROFIT

Keterbukaan informasi misalnya kebesaran perusahaan, keunggulannya, integritasnya, kesejahteraan karyawan, perhatian sosialnya, dan lain sebagainya. Dengan keterbukaan ini public akan lebih mengenal perusahaan sehingga citra perusahaan dengan sendirinya akan dikenal public.
Ada banyak usaha yang dapat dilakukan seorang PRO di perusahaan/industri dalam rangka membina hubungan yang harmonis. Diantaranya:
a. Mengadakan hubungan dengan komunitas (masyarakat sekitar lokasi perusahaan), misalnya: pertemuan dengan masyarakat, open house,dll.
b. Hubungan dengan pers dan media
c. Hubungan dengan konsumen, misalnya mengadakan pameran, sponsorship, direct mail, dll.
d. Hubungan dengan opini leader
e.Memulihkan krisis

PERS RELATIONS
Pers relations adalah usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Prinsip-prinsip Hubungan Pers yang Baik
1. Memahami dan melayani media.
Dengan berbekalkan semua pengetahuan di atas, maka seorang praktisi humas akan mampu menjalin kerja sama dengan pihak media. Ia juga akan dapat menciptakan suatu hubungan timbale balik yang saling menguntungkan.

2. Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya.
Para praktisi humas harus senantiasa siap menyediakan atau memasok materi-materi yang akurat di mana saja dan kapan saja hal itu dibutuhkan. Suatu sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya oleh para jurnalis. Bertolak dari kenyataan itu, maka komunikasi timbal balik yang saling menguntungkan akan lebih mudah diciptakan dan dipelihara.

3. Menyediakan salinan yang baik. Misalnya saja menyediakan reproduksi foto-foto yang baik, menarik, dan jelas. Dengan adanya teknologi input langsung melalui computer (teknologi ini sangat memudahkan koreksi dan penyusunan ulang dari suatu terbitan, seperti siaran berita atau new realease), penyediaan salinan naskah dan foto-foto yang baik secara cepat menjadi semakin penting.
Bekerja sama dalam penyediaan materi

4. Membangun hubungan personal yang kokoh.
Suatu hubungan personal kokoh dan positif hanya akan tercipta serta terpelihara apabila dilandasi oleh keterbukaan, kejujuran, kerja sama dan sikap saling menghormati profesi masing-masing

Tiga jenis Acara Pers :
1 .Press Conference
Ini adalah pertemuan para jurnalis yang sengaja berkumpul dadakan.jada akomodasi, jamuan boleh dikatakan minim.Ditempat umum contohnya Rumah sakit , Bandara dll
2 .Press Reception
Para jurnalis diundang PR untuk meliput suatu acara,untuk mendengar keterangan resmi atau sekedar bercakap cakap untuk mendekatkan suatu hubungan. Acara lebih matang terorganisasi dari tempat yang representative,Audio visual dan jamuannya.
3. FacilityVisit
Adalah kunjungan pers ke perusahaan biasa acara Launching perusahaan maupun launching product.

Ketiga tiganya itu harus ada nilai berita (News value) yang baik dan diselenggarakan sungguh sungguh

Mengorganisasi acara Pers
a. Rencana penyelenggaraan dan program yang sudah digodog matang
b. Pilihan Tempat yang reprensentatif
c. Cantumkan jadwal acara pada kartu undangan
d. Mengirim kartu undangan yang tidak mepet waktu
e. Pastikan segala menu hidangan cukup dan memuaskan
f. Persiapan alat yang seksama seperti ,sound system,projector, panel panel,dokumentasi dll
g. Identifikasi tempat duduk tamu
h. Jangan campurkan jurnalis dengan tamu tamu undangan

CUSTOMER RELATIONS
Sukses yang diraih suatu perusahaan adalah mendapatkan pelanggan, bukan penjualan itu sendiri. Oleh karena itu agar customer tidak lari ke perusahaan lain maka perusahaan mesti menjalin hubungan yang erat dengan customer (Customer Relations). Hubungan yang harmonis dengan customer berarti jaminan bagi kesuksesan perusahaan.

A.CUSTOMER SERVICE
Siapa customer itu?
Customer adalah setiap orang (baik atas nama pribadi atau institusi) yang menyampaiakan keinginannya kepada kita.

Customer dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu:
1. Internal
a. Pimpinan
b. Karyawan
c. Teman sejawat / sekerja
d. Teman Cabang
e. Bawahan

2. External
a. Pelanggan / Pembeli
b. Calon Pelanggan / Calon Customer
c. Tamu
d Masyarakat
e. Supplier
f . Instansi
g. Competitor

Apa customer service itu ?
Customer Service adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk meningkatkan penghargaan pada customer, sehingga customer bisa menikmati manfaat dari kegiatan dan pelayanan tersebut
.
B. CUSTOMER SATISFACTION

Apakah customer satisfaction itu ?
Customer satisfaction atau kepuasan konsumen adalah tingkat persaan konsumen setelah membandingkan kinerja atau hasil yang dirasakan sesuai harapannya. Apabila hasil sesuai harapan maka konsumen akan puas dan menjadi pelanggan yang disebut Reguler Guest Ketika menjadi pelanggan maka tetap dituntut untuk mempertahankan kualitas pelayanannya.

Cara meningkatkan kepuasaan pelanggan/Customer:
a. Mengenali kebutuhan pelanggan atau dimensi mutu
b. Memantau tingkat kepuasaan pelanggan/ customer dari waktu ke waktu
c. Mempertahankan dan meningkatkan mutu jasa pelayanan Perusahaan/Organisasi “ Service Excellent “
d. Membuat perbandingan dengan Perusahaan / Organisasi lain

b. Cara mempertahankan pelanggan adalah dengan memberikan kualitas pelayanan yang lebih baik daripada competitor, sehingga pelanggan merasa puas. kriteria penentu kualitas pelayanan adalah:

1. Speed
Kecepatan dan ketangkasan petugas dalam menanggapi customer
Pelayanan yang ramah terhadap customer,perhatian segera.
2. Empathy
Kesigapan dan kesungguhuan petugas dalam melayani dan menjawab kesulitan Customer yang datang atau sekedar mencari informasi .Kemampuan pihak Perusahaan/Organisasi dalam menjawab keluhan yang disampaikan Customer.Ikut merasa apa yang dirasakan customer

3. Profesional
Memberikan pelayanan yang sama baiknya terhadap semua Customer sesuai dengan hak dan kewajibannya , Tidak melakukan kegiatan diluar batas kemampuan karyawan ,membedakan urusan pribadi dan kerja.Mempunyai kemampuan /skill sesuai harapan perusahaan pada posisinya
5. Fasilitas
Kebersihan ruangan dan kenyamanan lingkungan bekerja
Kelengkapan peralatan yang berkualitas tinggi dan sesuai dengan kebutuhan penunjang pekerjaan.

Apa yang diharapkan customer?
1. Kesopanan
2. Perhatian segera
3. Dapat dipercaya
4. Perhatian pribadi
5. Respon yang baik
6. Karyawan yang berpengetahuan
7. Empati
8. Nyata
9. Efisien

Mempertahankan hubungan dengan pelanggan

1. Merespon hasil penyelidikan, iklan dan perubahan situasi
2. Dengarkan pelanggan Anda
3. Siap membantu setiap saat
4. Beri kesempatan pelanggan untuk mengeluh
5. Merespon keluhan
6. Menganalisis keluhan
7. Menghormati pelanggan yang ada
8. Perlakukan pelanggan sebagaimana duta
9. Jangan berasumsi keramahan saja cukup
10. Mendorong pelanggan tetap setia
11. Buat pelanggan Anda merasa diperhatikan
12. Jangan terlalu yakin dengan hubungan relasi anda
13. Jika anda kehilangan seseorang pelanggan, selidiki kenapa terjadi.