KOMUNIKASI DALAM KERJA

Komunikasi elektronik modern telah mengubah kehidupa di kantor dan menimbulkan dampak negatif yaitu mengabaikan keterampilan-keterampilan interpersonal. Oleh karena itu, sangat penting bagi manajemen dewasa ini untuk memastikan bahwa mereka yakin akan kemampuan mereka dalam berkomunikasi secara efektif melalui berbagai cara, dan bahwa manfaat serta bahaya dari teknologi kantor telah mereka ketahui dan sadari.
 

KITA semua dapat bekomunikasi secara efektif, selama kita mengetahui bahwa ada ketrampilan-keterampilan penting yang terlibat, yang harus dikembangkan dan dipraktikan. Resume buku ini melihat beberapa perubahan yang mempengaruhi sebuah kantor modern, dan kemudian membahas mengenai para manajer dari berbagai bentuk komunikasi, termasuk komunikasi lewat telepon, tulisan, komunikasi langsung, dan komunikasi lewat e-mail. Pentingnya pelatihan untuk meningkatkan profesionalisme juga dibahas.

Profesionalisme

Kita telah menyaksikan berapa banyak perubahan, seperti digambarkan dalam Pendahuluan, yang menuntun pada otonomi individu yang lebih besar terhadap pekerjaan. Sebagian besar orang bangga akan pekerjaanya dan senang melakukan segalanya dengan baik. Akan tetapi, mereka tidak selalu menghargai dampak dari apa yang mereka katakan dan lakukan terhadap orang lain, dan mungkin mereka perlu peka terhadap hal ini. Ini sering terjadi pada staf  junior yang sering berhubungn dengan anggota masyarakat, dan memikul tanggung jawab besar untuk menyampaikan cerita organisasi yang positif, suka membantu, dan efisien. Standar, harapan, tingkat wewenang, tanggung jawab dan kontrol harus dijelaskan dan disetujui oleh setiap staf. Sebuah pelatihan diperlukan untuk mengembangkan keterampilan dan keyakinan staf.

Kita semua perlu berpikir tentang siapa yang sedang berkomunikasi dengan kita, dan mengapa. Gaya fleksibel yang dapat digunakan sesuai dengan keadaan sangatlah penting, tetapi itu hendaknya selalu diekspresikan dengan sopan, bijaksana dan jelas. Kita hendaknya juga tidak lupa bahwa kita juga mewakili organisasi. Kesan ynag dibuat seseorang berkontribusi pada citra keseluruhan dari organisasi, dan jika itu sesuatu yang positif, akan membawa keuntungan jangka panjang bagi setiap orang.

Bekerja secara independen tidak berarti bekerja dalam keadaan terisolasi. Bekerja dengan cara ini membutuhkan upaa yang lebih besar untuk berkomunikasi dengan rekan-rekan, mengatur agar mereka tetap terinformasi, membuat mereka merasa dihargai, menegaskan peran yang dimainkan setiap anggota dalam pencapaian sasaran-sasaran, dan dalam seluruh kesuksesan tim. Oleh karena itu, penting untuk mengerahkan upaya bagaimana menemui orang-orang, menerima telepon dari waktu ke waktu, dan merencanakan aktifitas-aktifitas yang akan meningkatkan moral, membangkitkan seamangat tim, dan menghindari bahaya yang timbul akibat terisolasi.

Komunikasi

Orang-orang berkomunikasi di tempat kerja untuk berbagai alasan. Mereka berkomunikasi melalui kata yang diucapkan, kata yang ditulis, komunikasi non-verbal, angka, gambar dan grafik, dengan menggunakan berbagia media seperti telepon. Pertemuan langsung, video konferensi, e-mail, surat, dan memo. Komunikator yang terampil mempertimbangkan media yang paling tepat untuk membawa pesan tertentu nyang ingin mereka sampaikan. Selalu lebih mudah untuk menkritik keterampilan berkomunikasi orang lain daripada diri sendiri. Kebanyakan dari kita bhkan berfikir bahwa kita adalah komunikator yang baik dan sumber masalah terletak pada orang lain. Akan tetapi, para manajer khususnya perlu mengevaluasi secara kritis keterampilan berkomunikasi mereka dan berupaya memeperbaikinya.

Komunikasi yang baik menuntut kesabaran, keterampilan dan komitmen untuk :

1. Keakuratan, agar dapat mengirim pesan dengan jelas dan tepat.
2. Kepekaan, terhadap perasaan dan opini orang yang menerima pesan.
3. Keterampilan memgirim pesan (yakni kemampuan untuk dapat mengatakan apa yang Anda inginkan dengan cara yang paling tepat).

Kita berkomunikasi agar dapt mengerti dan dimengerti, karena itulah komunikasi disebut dua arah. Proses ini menuntun agar pesan disampaikan kepada si penerimanya, pesan harus diterima dan dimengerti. Untuk mengetahui apakah pesan telah diterima dan, jika telah diterima, apakah pesan itu telah dimengerti dengan benar, anda jugha membutuhkan umpan balik. Dengan kata lain, orang lain mungkin mengatakan ‘Ya’, ‘Saya tahu’, ‘Saya mengerti’. Atau sebaliknya, ‘Saya tidak mengerti’, dan jika demikian, anda harus mencoba menyampaikan pesan anda dengan lebih jelas.

Bahasa Tubuh

Umpan balik lebih mudah dilakukan dalam komunikasi langsung daripada lewat telepon, atau dalam bentuk tulisan. Dalam percakpan langsung, kita mempelajari banyak hal yang tadi disebutkan dan dimaksud umpan balik kata-kata yang digunakan, dari ekspresi wajah, dari cara orang menggerakan tangan mereka, mengangkat bahu mereka, atau menyeret kaki mereka. Semua itu dikenal sebagai bahasa tubuh, atau komunikasi non-verbal. Komunikasi non-verbal mencakup semua hal yang menambah makna pada apa yang kita ucapkan, selain kata-kata  yang kita gunakan. Percakapan langsung, khususnya, penting dalam menyampaikan perasaan dan sikap.

Sering kali gerakan isyarat kita, ekspresi wajah, dan nada suara menambah atau memperbaiki apa yang kita katakan. Kita tersenyum untuk menyampaikan perasaan senang, muram jika tidak bahagia, merentangkan tangan untuk menunjukan keterbukaan, dan berteriak ketika marah. Akan tetapi, kesulitan kan muncul kekurang-sesuaian antara apa yang kita katakan dengan cara kita mengatakannya. Contohnya, jika anda bertanya pada orang-orang apakah mereka mengerti intruksi yang anda sampaikan, dan mereka bergumam ‘ya’ tetapi tidak mau melihat mata anda, menyeret kaki mereka, dan tampak tidak senang, kemungkinannya adalah mereka tidak mengerti tetapi tidak ingin mengatakannya.

Mendengarkan

Anda mungkin bertanya-tanya mengapa mendengarkan perlu mendapat bagian tersendiri, megingat setiap orang dapat mendengarkan. Jawabanya adalah setiap orang dapat mendengarkan, kecuali mereka yang cacat fisik, tetapi hanya sedikit orang yang dapat mendengarkan dengan baik. Sesungguhnya kita dapat mengembangkan dan meningkatkan keterampilan mendengarkan tersebut. Jika orang menganggap anda tidak mendengarkan mereka, mengabaikan mereka, mereka cenderung merasa kesal. Mereka mungkin menjadi enggan, marah, atau kurang termotivasi. Sebaliknya, jika tim anda yakin bahwa anda sedang mendengarkan dengan saksama dan dengan empati, mereka akan menerima jika anda mungkin tidak sanggup menyelesaikan semua problem mereka.

Motivasi merupakan kunci untuk mendengarkan dengan baik. Motivasi berarti ingin mendengarkan, siap untuk mengesampingkan gangguan-gangguan, dan mengonsentrasikan seluruh perhatian anda kepada pembicara. Dengarkan idenya, buatlah catatan, dan praktikan bagaimana mendengarkan dengan aktif. Tentu ada disaat dimana gangguan benar-benar mebuat anda tidak dapat mendengarkan. Jika demikian, cobalah untuk merundingkan suatu penundaan diskusi pada waktu yang lebih nyaman.

Mengajukan Pertanyaan

Orang kadang-kadang enggan untuk mengajukan pertanyaan. Hal ini dapat saja hanya karena menannyakan informasi tampak seperti pengakuan akan ketidaktahuan, karena mereka tidak suka bertanya, mereka merasa tidak nyaman dengan orang yang harus mereka tanyai, atau karena mereka malu untuk membuat pendekatan langsung. Atau mungkin anda tidak ingin menyita waktu orang-orang yang sibuk dengan mencoba mendapatkan jawbannya sendiri. Akan tetapi, akan lebih baik untuk bertanya dan mendapatkan jawaban yang benar daripada menebak dan berisiko mendapatkna pengertian yang salah.

Sebagai seorang manajer, anda cenderung menggunakan waktu yang cukup banyak untuk mengajukan pertanyaabn-pertanyaan yang beragam. Anda mungkin membutuhkan informasi dari berbagai jenis orang-bawahan, manajer senior, rekan kerja, klien, pesaing. Anda harus dapat meyusun pertanyaan anda agar sesuai degan keadaaan.

Cobalah untuk meluangkan waktu tetentu guna memikirkan pertanyaan yang akan anda ajukan agar memperoleh informasi dari orang-orang. Anda tidak dapat menulis percakapan secara lengkap, tetapi anda dapat merencanakan pertanyaan pembuka dan beberapa pertanyaan kunci lebih lanjut, jika memungkinkan. Dalam banyak situasi, pola yang berguna adalah dimulai dengan pertanyaan pembuka untuk menghasilkan percakapan dan mempelajari situasinya dalam istilah yang luas, kemudian mempersempit topik dengan pertanyaan menyelidik dan opertanyaan penutup guna memeperiksa fakta. 

   Telepon

Meskipun telepon sudah ada sejakn tahun 1877, tetapi banyak dari kita yang amsih bersikap pro dan kontra. Telepon tampaknya menyoroti dan  memperjelas apapun kekurangan yang kita miliki dalam komunikasi dengan orang lain. Ketika bertelepon, anda tidak dapat mengimbangi kekurangan dari kata yang tepat dengan ekspresi wajah anda. Anda mungkin bertanya-tanya apakah orang yang telepon benar-benar mendengarkan . kadang-kadang pikiran anda tiba-tiba kosong dan anda lupa tentang apa yang akan anda katakan. Mengakhiri percakapan telepon dengan sopan tetapi tegas merupakan masalah bagi banyak orang.

Empat alasan yang bagus mengapa kita menggunakan telepon

Dengan semua kesulitan ini, mengapa kita menggunakan telepon begitu sering? Alasan pertama pastilah kecepatan. Jauh lebih cepat untuk mengangkat gagang telepon dan menekan nomor daripada harus mendikte, menulis, mengetik surat dengan e-mail. Bahkan masalah pemborosan waktu ketika anda mengetahui bahwa nomor yang anda tuju sedang sibuk, atrau tidak menjawab, dapat dibantu dengan penggunaaan berbagai fasilitas seperti memori, tombol redial nomor terakhir, dan mesin penjawab.

Alasan kedua adalah biaya. Mungkin tampak mengejutkan mulanya ketika anda melihat biaya sewa telepon dan biaya mengadakan hubungan telepon. Akan tetapi, dalam bisnis, anda juga perlu memeprhitungkan biaya bagi perusahaan anda serta nilai dari waktu anda dan staf yang bekerja untuk anda. Anda perlu memikirkan penghematan waktu, yang mungkin memeberikan anda kekuatan untuk bersaing dengan kompetitor anda. Jika anda memperhitungkan faktor-faktor ini, telepon menjadi sarana komunikasi yang sangat hemat biaya.

Kontak pribadi adalah alasan ketiga. Meskipun tidak anda kontak visual, anda dapat mendenga suara dan membangun gambaran mental seseorang. Bahkan melalui telepon, anda dapat belajar lebih banyak tentang bagaimana seseorang  berfikir, merasa dan bertingkah laku dan orang lain itu pun dapat belajar mengenai anda.

Kalimat terakhir tersebut membawa kita kepada alasan yang keempat, yaitu umpan balik. Tidak seperti komunikasi tertulis, umpan balik melalui telepon dapat berupa instan, dan sebagaimana kita lihat sebelumnya, umpan balik inilah yang mengalihkan suatu pertanyaan, atau penyataan, menjadi komunikasi.

Mendengarkan dengan aktif

Kita telah mengetahui bahwa unpan balik merupakan suatu ciri yang penting dalam berkomunikasi yang efektif. Sementara itu, melalui telepon, dampak yang mungkin ditimbulkan adalah kita tidak mendengarkan umpan balik tersebut kecuali jika hal-hal itu dilakukan dengan cara-cara lain. Mendengarkan dengan aktif terutama penting dalam berkomunikasi lewat telepon. Anda tidak dapat mengangguk, tersenyum, mengerutkan dahi, dan melakukan gerakan lain, sehingga anda perlu mengerahkan upaya yang penuh kedaran untuk lebih sering mengucapkan ‘Ya’, ‘Hm’, ‘Saya mengerti’ atau bahkan bergumam. Ini menunjukan kepada orang lain bahwa anda sedang memberi perhatian.

Di telepon, yang anda miliki adalah suara anda. Jadi, penting untuk membuat suara anda terdengar jelas, positif dan menarik. Aksen tidaklah penting, tetapi yang penting adlah kejernihan. Terdengar antusias itu mungkin sulit dilakukan pada akhir hari yang panjang, tetapi ini sangat bermanfaat. Tersenyumlah, dan itu akan didengar. Hal yang paling penting adalah cobalah untuk tetap waspada dan tertarik. Cukup mudah mengetahui bahwa anda kehilangan perhatian seseorang, bahkan orang yang ada di ujung tetelpon lainnya.

Melatih staf anda

Semua manajer memiliki tanggung jawab dalam paelatihan dan pengembangan staf mereka. Bahkan, manajer yang bekerja dalam organisasi besar dengan unit-unit pelatihan yang memiliki sumber daya yang baik hendaknya siap untuk memonitor kebutuhan pelatihan dan mendiskusikan tujuan dari setiap pelatihan dengan para anggota staf.

Pertama-tama, tentu, penting bagi anda untuk menggunakan telepon dengan sopan dan efektif. Tidak ada gunanya menanamkan kebiasaan yang baik pada tim penjualan anda jika anda sendiri terus merampas gagang telepon dan mengucapkan ‘Ya!’ dengan suara kasar ke arah gagang telepon tersebut!.

Staf  harus mengenal dengan baik sistem telepon serta berbagai fasilitasnya agar mereka merasa yakin dan nyaman pada saat menggunakannya. Berikanlah kesempatan pada staf  baru untuk melihat switchboard dan bertemu dengan para operatornya (dan jika memungkinkan, sesekali, memastikan bahwa switchboard mengetahui nama-nama staf  baru). Pelatihan dapat dilaksanakan oleh pembuat sistem telepon (system provider), konsultan luar, atau staf pelatihan internal.         

Sekretaris dan resepsionis mungkin menjadi orang pertama yang dihubungi setelah telepon masuk diterima oleh switchboard, unutk kemudian dihubungkan kepada staf lain. Mereka mungkin harus menangani segala macam masalah dan memeutuskan apakah akan menangani sendiri atau meneruskannya kepada orang lain. Mereka membutuhkan pelatihan yang dirancang untuk mendorong kepercayaan diri dan meningkatkan keterampilan antar pribadi (interpersonal skills).

Staf penjualan juga memerlukan pelatihan tambahan yang dapat membatu mereka unutk menhadapi telepon masuk maupun mengadakan hubungan telepon keluar. Telepon  keluar termasuk telepon kepada para pelanggan yang ada dan melakukan telepon yang sulit (cold calls). Faktor-faktor kunci untuk memastikan komunikasi yang efektif di telepon meliputi : Jelas, Tepat, Sopan, Mengendalikan hubungan telepon.

  Menulis Yang Efektif

Menulis teteap merupakan keterampilan utama untuk semua manajer. Akan tetapi, ada banyak bukti yang menunjukan bahwa banyak orang muda yang bekerja pad abad ke-21 ini tidak benar-benar memahami prinsip dasar tata bahasa dan bahasa nasional negaranya dengan baik. Banyak perdebatan mengenai mengapa ketrampilan menulis ini penting, tetapi satu alasan yang tidak dapat diragukan lagi adalah karena peningkatan dalam penggunaan telekomunikasi dan sarana komunikasi elektronik. 

Pada abad-abad sebelumnya , komunikasi tertulis merupakan satu-satunya cara bagi orang-orang yang berad di tempat yang jauh untuk dapat berhubungan satu sama lain, dan merekla menikmati kesenangan dalam menulis surat. Hal ini tidak lagi demikian, namun pentignya menulis yang baik tetap dibutuhkan.

Pertama-tama, apakah tujuan  dari menulis yang baik, tujuannya adalah :

1. Menigkatkan kualitas;
2. Mengurangi kuantitas;
3. Menghemat waktu menulis;
4. Memudahkan tugas pembaca.

  Kejelasan

Jika anda menulis sebuah novel atau sajak, pembaca anda cenderung berminat pada hal-hal yang menyenangkan dari gaya yang anda gunakan, selama tulisan anda jelas. Tulisan yang tidak jelas dapat menghalangi dan menimbulkan rintangan antara pengirim pesan dan penerimanya.

Mengorganisasi penulisan

Kebanyakan orang yang menulis pernah mengalami kesulitan, terutama pada saat akan memulai. Akan tetapi, ada cara untuk mengatasi hal ini. Membuat perencanaan penulisan adalah penting, dan tataplah berpegang pada hal itu. Marilah kita membahas mengenai perencanaan ini sehubungan dengan sebelum, selama (proses), dan sesudah penulisan.

Sebelum

Pikirkanlah mengenai diri anda, sebagai penulis. Mengapa anda menulis hal ini? Apa yang dimaksud? Apa faktor-faktor penentu yang anda gunakan? Siapa pembaca anda dan apa yang mereka butuhkan? Seberapa kenalnya mereka dengan subjek? Jika anda tidak tahu, bagaimana anda ingin mengetahuinya? Kapan batas waktunya? Bagaimana ada akan menyesuaikan pekerjaan menulis dengan keseluruhan beban kerja anda?.

Menulis

Memulai merupakan problem bagi banyak penulis. Problem ini timbul karena proses kreatif dalam berfikir dan dalam membangkitkan ide-ide dibingungkan oleh kepraktisan menulis dengan jelas dan dengan struktur tata bahasa yang sesuai. Oleh karena itu, saya menyarankan anda agar memisahkan dua proses ini, dan mengonsentrasikan energi anda untuk menciptakan gagasan lebih dulu, sebelum anda khawatir mengenai bagaimana akan mengekspresikannya. Anda mungkin melakukan brainstorming (bertukar pikiran) dalam konteks lain.

Setelah

Jika anda lebih suka membuat draft dengan tulisan tangan, aktifitas menulis mungkin termasuk mengetik. Bagaimanpun, dokumen akan membutuhkan pemeriksaan yang teliti yang diikuti dengan revisi. Beristirahatlah sejenak diantara waktu menulis dan merevisi. Kita semua memiliki kecenderungan untuk membaca sesuatu yang kita harapkan akan terbaca, dan semakin segar suatu karya tulis dalam ingatan anda, semakin besar kemungkinan kecenderungan tersebut terjadi. Anda perlu membacanya seobjektif mungkin.

  Komunikasi Langsung

Bidang-bidang yang mempengaruhi semua manajer, yaitu berkomunikasi dengan tim, memeberi umpan balik, berpartisipasi dalam rapat, dan memimpin rapat. Bidang-bidang yang lebih khusus seperti wawancara seleksi, penilaian, konseling, dan wawancara disipliner membutuhkan pembahsan yang lebih lengkap daripada yang dapat disajikan disini.

Perbaikilah komunikasi dalam tim anda

Meskipun fakta menunjukan bahwa informasi dapat siap dikomunikasikan kepada tim anda melalui sarana elektronik, rapat perlu dipandang perlu diadakan. Komunikasi dapat sangat efektif jika oang-orang saling bertemu, sehingga anda kemungkinan besar akan mendaptkan komitmen dan pemahaman pada saat anda mengenal seseorang bagaimana adanya, bukan hanya lemat e-mail atau suara. Debat, diskusi, penggalangan serta penyampaian ide, pengembangan hubungan, komitmen pada tugas dan kepada satu sama lain, semuanya menjadi lebih  baik jika orang-orang bertemu satu sama lain. Dengan  demikian, mereaka dapat menangkap dan merespons isyarat tersembunyi yang sulit disampaikan lewat e-mail atau telepon.

Bekerja bersama tim anda

Sebagai seorang manajer, hasil terbaika anda akan muncul dari orang-orang yang anda atur. Itu berarti anda harus mengerahkan upaya dan komitmen untuk mendapatkan yang terbaik dari mereka. Anda akan mencapai efisiensi jika pekerjaan didistribusikan dengan benar, ada tujuan dan tanggung jawab yang jelas, tugas-tugas didelegasikan, dan orang-orang bekerja menurut kekuatan mereka serta berupaya secara aktif mengurangi kelemahan mereka. Dibandingkan berkerja sendirian, ada manfaat psikologis yang akan diperoleh dengan  bekerja bersam orang lain. Tim yang merasa senang adalah tim yang produktif.

Memberikan umpan balik

Semua manajer harus memeberikan umpan balik kepada tim, baik sebagai kelompok maupun sebagai individu secara teratur dan dengan cara yang membangun. Ini vital bagi perestasi kerja tim dan bagi perkembangan anggota-anggotanya secara individu. Jika dilakukan dengan cara yang membangun, umpan balik dapat mambantu memecahkan masalah, memeprkuat hubungan, memebangun kepercayaan, mengurangi stres, menghindari konflik, dan membantu pengembangan.

Pembimbingan (coaching)

Pembimbingan (coaching), belakangan ini diakui sebagai aktifitas manajemen yang valid. Sebelumnya, istilah ini digunakan untuk menggambarkan suatu proses dalam memeprsiapkan anak didik secara individu untuk menghadapi ujian atau pertandingan atletik atau olahraga. Akan tetapi, lebih dari 20 tahun yang lalu hal ini telah diterima dengan antusias oleh mereka yang berminat dalam pengembangan orang-orang, dan dewasa ini banyak organisasi yang memasukan pembimbingan sebagai sebagian dari strategi sumber daya manusia mereka. Pembimbingan adalah sarana untuk membantu individu-individu mempertahankan dan meningkatkan prestasi.

Tujuan pembimbinga adalah untuk membantu orang-orang menntukan solusi bagi diri mereka sendiri, menetapkan sasaran, dan belajar dari keberhasilan maupun kegagalan. Proses ini dapat pula digunakan utuk memeberikan wawasan mengenai pekerjaan si pembimbing guna membantu individu memahaminya dan berkembang.

Menghadapi konflik

Para manjer perlu menyadari bahwa jika orang-orang berkerja secara bersama, akan timbul sejumlah konflik dan itu tidak mungkin anda hindari. Berusahalah untuk mengidentifikasikan dan meminimalkan konflik yang tidak sehat, yaitu koflik yang secara serius mempengaruhi moril secara individu maupun tim dan pencapaian tugas.

Negosiasi

Seperti halnya bentuk-bentuk lain komunikasi, ada baiknya anda mengadakan persiapan dengan cermat sebelum rapat negosiasi. Anda perlu menguasai sepenuhnya ‘kasus’ anda dan argumen-argumen yang mendukungnya. Anda hendaknya juga mencoba melihat kasus itu dari sudut pandang orang lain guna mengantisipasi argumen-argumen yang kemungkinan besar dikemukakan orang tersebut. Selain itu, waspadalah terhadap kekhawatiran, sikap atau prasangka yang dapat mempengaruhi penilaian anda dan penilaian ‘mitra’ anda bernegosiasi.

Gender

Terdapat bukti yang perlu dikemukakan bahwa pria dan wanita memiliki gaya percakapan yang berbeda, dan ini dapat menyebabkan kesalahpahaman. Dengan demikian, jika anda memiliki kesulitan dalam berkomunikasi dengan lawan jenis, pertimbangkan apakah ini mungkin karena  gaya yang berbeda tersebut. Misalnya, pria biasanya lebih mampu untuk berbicara mengenai prestasi mereka, sedangkan wanita cenderung tidak menonjolkannya dengan mengatakan hal-hal seperti ‘Yah itu tidaklah seberapa’ atau ‘Saya hanya...’ banyak pria yang senang untuk menemukan solusi praktis bagi masalah-masalah wanita memberi prioritas dalam memperlihatkan empati dan dalam menjalin hubungan. Banyak wanita yang berupaya untuk menggunakan cara yang berputar-putar untuk memberikan kritikan, sedangkan pria lebih to the point.

  E-mail

Mengelola e-mail

E-mail perlu dikelola secara cermat jika ingin tetap terkendali. Beberapa pesan paling baik disimpan dalam bentuk e-mail dan biasanya dapat diatur ke dalam mailboxes atau folders. Anda dapat mengelompokannya berdasarkan tanggal, siapa pengirimnya, atau subjeknya dengan meng-klik lagi untuk menghasilkan kelompok yang berbeda. Kebanyakan orang yang menggunakan e-mail dapat menyaring surat yang masuk ke dalam mailbox yang ditunjuk. Periksalah e-mail secara teratur dan buanglah yang tidak perlu, kirimkan pesan yang tidak diinginkan lagi ke dalam trashbox. Jika anda belum melakukanya, anda akan terkejut ketika melihat ke bagian atas layar, dan pesan yang menumpuk terlalu banyak  dapat menyebabkan kemacetan (logjam). Menjawab pesan berarti bahwa pesan yang masuk maupun keluar disimpan, dan anda dapat memutuskan untuk segera menghapus salah satu pesan tersebut.

Apa istimewanya e-mail

E-mail merupakan alat komunikasi yang berpengaruh dan telah mengubah kehidupan di kantor. Volume pesan telah meningkat dramatis selama dua atau tiga tahun terakhir dan tampaknya akan terus berlanjut. E-mail mempunyai banyak keuntungan, sampai-sampai ada yang kecanduan. salah satu atribut yang membedakan dengan bentuk komunikasi lain adalah bahwa e-mail hampir selalu lebih cepat daripada bentuk-bentuk komunikasi alternatif. E-mail cenderung membuat komunikasi tampak urgent, dan semakin meningkatkan keinginan untuk mendapat respon yang cepat. E-mail juga dapat menyebabkan kesalahpahaman jika medianya bersifat cepat tetapi penerimanya berada jauh dari komputer.

E-mail dan emosi

E-mail memiliki kemampuan untuk memancing respons emosional dengan mudah. E-mail yang digunakan untuk menyampaikan kemarahan atau emosi yang negatif lainya sering mengakibatkan kesalahpahaman atau penigkatan pesan kuat yang menyebabkan rusaknya hubungan, karena pesan dapat dikirim dengan cepat, kesalahpahaman pun dapat terjadi dengan luar biasa cepatnya.

E-mail dan stres

Meskipun problem-problem TI dapat menyebabkan kesulitan, stres yang berhubungan dengan e-mail terutama adalah problem manusia, sehingga beberapa perusahaan melatih staf mereka untuk menggunakannya. Perusahaan lain mengembangkan pedoman untuk menangani problem-problem yang sangat umum. Sekarang banyak organisasi besar yang memiliki kebijakan dalam penggunaan e-mail termasuk mengeluarkan pernyataan-pernyataan seperti ‘semua pesan e-mail yang keluar harus legal, sopan, jujur, dan dikirim kepada alamat yang tepat’.

Beberapa orang yang kecanduan merasa bahwa mereka harus memeriksa e-mail setiap hari. Mereka selalu lebih menyukai e-mail  daripada mengankat telepon, atau bertemu langsung. Contohnya mengenai rekan-rekan yang berada di meja yang bersambungan lebih suka mengirim e-mail satu sama lain daripada berbicara langsung. Akibatnya adalah hubungan antarpribadi memburuk dan mengakibatkna stres.

 Sumber: Judith Taylor, Communication at Work, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2013