Pengenalan khalayak, audience atau publik dari pengertian public (dalam bahasa Inggris) lebih relevan untuk memahami struktur publik karena relevan dengan konteks public relations (humas).
Pengenalan bentuk publik lebih dipahami pula dalam konteks sasaran organisasi tertentu baik komersial dan nonkomersial dalam hubungan dengan publiknya: publik internal dan publik eksternal.
Pemahaman struktur publik yang lebih menyeluruh adalah dari segi manajemen humas yang mengelola hubungan organisasi dan publik internal maupun publik eksternal, yang meliputi enam unsur.
Pakar humas, Frank Jefkins mengemukakan ada delapan publik utama dari kelompok orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi baik secara internal maupun eksternal. Dikemukakan pula mengapa suatu organisasi harus mengenali publik organisasinya dengan memahami empat alasan penting. Alasan ini membawa konsekuensi dan membebani pelaksana humas bila tidak mengantisipasi ciri publik itu. Peranan opini (sikap publiknya) diutamakan dalam memperoleh dukungan publik tertentu mengenai citra organisasi.
Di pihak lain pengenalan publik erat hubungannya dengan perumusan penelitian proses perencanaan humas suatu organisasi yang meliputi 6 P: people, process, practise, product, plant, dan publication. Bentuk publik dikenal juga melalui penggolongan (klasifikasi) hubungan antara komunikasi dan komunikator antara lain publik sosial, publik fungsional, serta target publik yang dikenal dengan stakeholders dalam lima klasifikasinya.
Unsur-unsur Media Komunikasi Humas
Unsur-unsur media komunikasi atau media yang digunakan humas, dipahami dalam konteks pemilihan media yang sesuai dengan ciri-ciri dan sifat publik yang dikelola hubungannya oleh suatu organisasi. Jelasnya media komunikasi yang digunakan adalah yang sesuai dengan ciri publik internal dan publik eksternal dari suatu organisasi. Publik internal adalah karyawan, pemegang saham, dan hubungan industrial; sedangkan publik eksternal adalah komunitas sekitar organisasi, konsumen, pemerintahan, media pers.
Baik hubungan secara manusiawi (human relations) maupun dalam keadaan krisis organisasi, termasuk pula media yang digunakan humas meliputi tiga komponen, yaitu manajemen organisasi, publik, dan humas. Sebagai unsur pendukung perlengkapan teknis, yang digunakan adalah buletin internal, papan pengumuman, kunjungan berkala, dan tatap muka. Tidak kurang pentingnya hubungan karyawan (employee relations) di tempat bekerja sehari-hari.
Demikian pula media hubungan dengan pemegang saham untuk menanamkan rasa memiliki perusahaan dan saling menguntungkan dengan pihak manajemen, khususnya manajemen keuangan dan investasi melalui wawancara atau kuesioner, pos atau forum-forum rapat. Media dalam hubungan industrial juga menggunakan forum-forum konsultasi di dalam atau antara bipartit dan tripartit ataupun antara SPSI dan apindo. Demikian pula media-media yang digunakan dalam hubungan publik eksternal yang terdiri dari para pelanggan komunitas tertentu, instansi pemerintah, pers. Hubungan media pers sangat berperan dengan menggunakan unsur-unsur media cetak atau elektronik yang ditunjang oleh kemitraan yang terpadu antara praktisi humas dan wartawan dengan saling menghormati profesi masing-masing.
Penggerakan dan Pengarahan Kegiatan Humas
Fungsi manajemen humas adalah mengelola hubungan organisasi dan publik, mewujudkan saling pengertian bersama untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan secara efisien dan efektif. Dengan kata lain menyampaikan informasi yang objektif mengenai kebijakan pimpinan agar publik dapat memahami organisasi/perusahaan yang diwakilinya, sekaligus menilai opini/sikap publik terhadap organisasi/perusahaannya.
Fungsi manajemen pengembangan pelaksanaan menggerakkan (actuating) Humas terutama terlibat dalam proses penetapan sasaran dan tujuan organisasi, pembagian pekerjaan organisasinya, dan motivasi, kepemimpinan, koordinasi serta komunikasi. Proses menggerakkan humas tersebut berlandaskan delapan tugas manajemen humas secara fungsional dan operasional serta meliputi tiga bidang peranan manajer dengan enam langkah pengorganisasiannya.
Peranan motivasi ditentukan oleh sejauh mana humas memahami sikap dan perilaku organisasi dan publik mewujudkan kredibilitas, citra, serta sasaran organisasinya secara efisien dan efektif. Di pihak lain ditentukan pula oleh dorongan motivasi penilaian orang luar (publik) terhadap organisasi dan budaya perusahaannya (corporate culture). Pengarahan motivasi sangat dipengaruhi oleh penerapan empat macam pendekatan filsafat manajemen humas.
Sedangkan pengarahan operasionalnya meliputi empat tindakan yang membantu manajemen menggerakkan humas. Pengarahan motivasi dan operasional tersebut berdasarkan pola umum dengan tiga model motivasi: tradisional, hubungan manusiawi, dan sumber daya manusia. Manajemen humas dapat mengalami masalah hubungan yang tidak efektif antara lain disebabkan oleh masalah komunikasi organisasi. Masalah ini dipengaruhi oleh empat faktor saluran/struktur organisasi formal dan oleh empat macam jaringan aliran komunikasi. Oleh karena itu perlu dipahami strategi komunikasi organisasi: komunikasi vertikal, lateral dan diagonal dengan prosedur hubungan dan tindakannya masing-masing.
Ditemukan juga tiga hambatan organisasional dan hambatan antarpribadi. Untuk mengatasi hambatan tersebut diarahkan strategi dan teknik-teknik tertentu meningkatkan efektivitas komunikasi. Salah satu teknik adalah menerapkan sepuluh prinsip humas yang baik, sebagaimana rumusan Asosiasi Manajemen Amerika.
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif, oleh karena itu perlu dipahami empat masalah pencapaian komunikasi yang efektif. Upaya pencapaian ini merupakan tugas pemrosesan informasi dengan tiga cara pendekatannya. Pengarahan secara strategis dalam menggerakkan humas tergantung juga kepada faktor kepemimpinan dalam organisasi di samping pengaruh melalui motivasi, komunikasi organisasi, dan koordinasi. Ada tiga pendekatan kepemimpinan yang perlu dipahami. Antara lain adalah yang dikenal dengan teori X dan Y oleh Mc Gregor dan kisi-kisi manajerial oleh Blake dan Mouton.
Persyaratan Tenaga Humas
Perencanaan mutu dan kemampuan tenaga humas secara mendasar, mengacu pada tanggung jawab ilmiah dan ilmu-ilmu sosial yang melandasi pengetahuan humas, dan pada persyaratan tugas dan tanggung jawab manajerial humas dalam mengadakan rekayasa sosial budaya mencapai dukungan publik. Dengan kata lain persyaratan dasar selaku manajer organisasi, berlaku bagi tenaga humas di samping penguasaan teknis bidang ilmu komunikasi dan praktek Humas. Fungsi manajerial tenaga humas dapat digambarkan oleh struktur jabatan manajemen pada tiap-tiap organisasi yang berbeda-beda satu dengan yang lain, seperti beberapa contoh pada organisasi perusahaan, dan sebuah universitas.
Pakar Humas Frank Jefkins mensyaratkan empat macam tugas pokok tanggung jawab manajemen seorang manajer humas. Persyaratan tenaga humas berkaitan pula dengan profesi humas. Profesi Humas sebagai pemahaman etika dan etiket yang berhubungan dengan penampilan dalam rangka menciptakan dan membina citra organisasi yang diwakilinya dan selayaknya dipertanggungjawabkan kepada umum melalui kode etik tertentu. Termasuk etiket-etiket formalitas protokoler dan protokol diplomatik yang berlaku secara internasional. Persyaratan tenaga humas dilandaskan pula kepada rumusan prinsip-prinsip Humas yang terdiri dari sepuluh pokok (Doug Newsom dan Alan Scott).
Praktisi humas secara mikro ditentukan oleh kualifikasi kemampuan “generalist” dan lebih ideal lagi jika memiliki kemampuan ahli komunikasi plus. Tetapi kualifikasi yang mendekati standar bagi praktisi humas adalah seorang generalist dari disiplin yang berbeda, seperti ahli hukum, ahli teknik, dan sebagainya.
Selanjutnya terdapat kira-kira 12 syarat kemampuan bagi praktisi humas sebagaimana yang dikemukakan Charles W. Pine. Dari segi keberhasilan fungsi manajemen menggerakkan humas, persyaratan tenaga humas banyak dibantu oleh pengetahuan dan skill di ketiga bidang: teknis, manusia, dan konseptual (George Terry). Pakar humas Frank Jefkins mengemukakan bahwa jenis pekerjaan yang dapat ditangani oleh manajer humas tidaklah seragam antara organisasi satu dengan lainnya. Maka tugas manajer humas banyak ragamnya baik di bidang internal maupun eksternal sebagaimana dikemukakan sejumlah kurang lebih 21 ragam kegiatan manajer humas.
Struktur dan Ciri Media Komunikasi yang Dipergunakan Humas
Media komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan media pers (cetak atau elektronik). Dengan demikian struktur dan ciri-ciri pers harus dikuasai oleh para praktisi humas. Perlu pula dipahami bahwa media cetak yang terdiri dari harian/penerbitan pagi dan sore masing-masing mempunyai ciri-cirinya tersendiri seperti waktu penerbitan, cara kerjasamanya dengan redaksi. Oleh karena itu penting dipahami pula sejumlah pedoman siaran pers (F.P. Seitel), dan prinsip hubungan pers yang baik (Frank Jefkins).
Ciri-ciri media pers lainnya adalah siaran berita (news release) pada media cetak maupun elektronik, kelayakan berita, artikel, foto, yang kesemuanya harus sesuai dengan persyaratan redaksional dan beritanya sampai siap cetaknya. Oleh karena itu pula baik praktisi humas maupun wartawan perlu menghayati dan saling menghormati kode etik pers dan etika profesi masing-masing bahkan peraturan hukum pers.
Di samping siaran pers bentuk dan ciri-ciri lain adalah tiga kegiatan acara temu pers yang diselenggarakan sebagai kelengkapan informasi untuk siaran berita humas. Kadang-kadang dilengkapi pula dengan pelayanan buku petunjuk mengenai features, daftar majalah mingguan daerah, daftar perusahaan. Ada pula tiga bentuk sponsor melalui media elektronik (isu olahraga, pendidikan, pendukung iklan/pemasaran). Di samping itu ciri umumnya melalui berkala intern. Media film dokumenter merupakan bentuk dan ciri media humas yang penting. Tidak kurang pentingnya juga ciri media komunikasi tatap muka langsung dengan publik, kadang-kadang dengan alat bantunya berupa pertunjukkan kesenian rakyat, ceramah, dan beraneka ragam pameran.
Teknik dan Cara Pemilihan Media Komunikasi yang Sesuai dengan Lingkungan Humas
Teknik dan cara pemilihan media komunikasi humas adalah yang sesuai dengan publiknya. Kapan publik dicapai, biayanya dan tergantung pula pada empat faktor; cara pendekatan keterampilan petugas humas, anggaran dan kebijaksanaannya.
Tahap pertama, pemilihan media berita adalah persiapan dan penyiaran berita pada media cetak dan elektronik. Bagi kelompok publik kecil dalam suatu organisasi dipilih media komunikasi (jurnal) internal yang berjenis-jenis secara teratur dengan beberapa variasi. Perlu diperhitungkan di sini cakupan pembaca, kuantitas, frekuensi, kebijakan, judulnya, dan proses percetakannya, gaya dan format, langgangan, iklan, serta distribusinya.
Komunikasi tatap muka kadang-kadang dipilih dalam komunikasi ke atas dengan pimpinan manajer dan komunikasi sejajar antara karyawan. Media dan teknik humas hendaknya dibedakan antara media untuk periklanan dan untuk humas. Oleh karena itu Frank Jefkins mengemukakan daftar pilihan media utama bagi kegiatan humas yang meliputi tiga belas jenis dengan bentuk dan cirinya masing-masing.
Sumber : Buku Manajemen Humas karya Mahidin Mahmud dan Alex Rumondor
Tidak ada komentar:
Posting Komentar